Externalisation de la réception d’appel : trouver le bon prestataire

L’externalisation de la réception d’appel constitue en général une stratégie intéressante pour les entreprises. Déléguer la gestion des appels permet de se concentrer sur les activités principales. C’est bien pour cette raison que les PME, les start-ups et même les grandes enseignes n’hésitent pas à franchir le pas. Toutefois, pour que cette stratégie soit efficace, il est nécessaire de trouver le bon prestataire. En effet, avant de confier la réception des appels de vos clients à une agence, il vous faudra vous assurer qu’elle soit sérieuse et qualifiée. Voici quelques points à prendre en compte pour vous aider à faire le bon choix.

Définir les besoins de l’entreprise

Avant de vous lancer dans les différentes recherches de prestataire, il vous faudra définir vos besoins. Cela vous aidera ensuite à avancer plus vite dans vos recherches. Si vous souhaitez par exemple externaliser vos appels, il vous faudra vous diriger vers des professionnels dans le secteur comme un call center à Madagascar. En effet, il existe différents types de call center. Certains sont, par exemple, plus adroits pour mener des missions de réception des appels et certains sont spécialisés dans la vente ou dans les campagnes de prospections.

Durant cette première étape, il vous faudra établir un cahier des charges pour définir les attentes et les besoins de la collaboration. Si vous prévoyez, par exemple, d’externaliser votre service après-vente, souhaitez-vous un service qui sera disponible 24 h/24 et 7j/7 ? Il est également nécessaire de définir la durée de la prestation. Est-ce une collaboration à court, à moyen ou à long terme ?

Présélectionner les centres d’appels

Après avoir défini vos besoins et vos attentes, il vous faudra ensuite passer à l’étape suivante qui est la recherche. Généralement, il suffit de taper « centre d’appel » dans le moteur de recherche et vous trouverez de nombreux prestataires. Néanmoins, ce n’est pas pour autant qu’il vous faudra vous précipiter. En effet, le choix n’est pas à prendre à la légère, car la notoriété et l’image de votre entreprise en dépendent. Avant de prendre contact, il est nécessaire de présélectionner les centres d’appel que vous avez repéré.

Pour cela, rendez-vous sur le site web. Ne manquez pas, par exemple, de contacter les clients qui figurent sur le site pour avoir une idée de la qualité des services fournis. Vous pouvez aussi vous renseigner en consultant les différentes plateformes professionnelles pour connaître les retours des clients. Mais, lorsqu’un prestataire inclut une liste de ses clients sur sa page web, c’est en général un gage de professionnalisme.

Quelques critères à prendre en compte

Après avoir présélectionné la ou les agences qui vous ont convaincu, passez à l’étape suivante. Cela consiste à prendre contact et à demander les informations comme le plan financier de l’agence. En effet, il vous sera nécessaire de savoir la solidité financière et la transparence de la gestion des comptes.

Ensuite, les aspects techniques et les ressources humaines constituent également des critères importants. Pour en avoir une idée, vous pouvez demander à faire des appels tests. Cela vous permettra de savoir s’il y a des bruits lors de l’appel. Vous vous rendrez également vite compte de la compétence et des qualifications du personnel.

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